Pilotage et Management Digital
Chez Univers Business, nous croyons que l’excellence opérationnelle et l’amélioration continue sont au cœur de la performance durable des entreprises.
Notre Vision
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Améliorer la collaboration et la prise de décision :
Nous avons développé un concept de management digital innovant, conçu pour aider les entreprises à mieux organiser et gérer leurs ressources.
Grâce à une méthode interactive, nous centralisons toutes les procédures, missions, et outils de l’entreprise, offrant une vision claire et simplifiée.
Ce concept améliore la collaboration entre équipes, optimise les performances, et permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques en toute confiance.
Notre solution rend votre entreprise plus efficace et durable, en simplifiant la gestion quotidienne.
Enjeux actuels
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Adapter les entreprises à la mutation digitale :
Les entreprises doivent s’adapter rapidement aux changements pour rester compétitives.
L’exploitation optimale des données est essentielle pour prendre des décisions éclairées et améliorer la performance.
La collaboration digitale permet d’améliorer la communication et d’augmenter l’efficacité.
Les solutions digitales permettent de s’adapter rapidement aux besoins changeants.
Pôle Production
La standardisation et l'optimisation du pilotage de la Production avec l'accompagnement d'Univers Business vous permettra de :- Standardiser vos procédures et garantir la traçabilité des actions.
- Optimiser la planification avec un suivi en temps réel.
- Réduire les erreurs et les délais de traitement.
- Générer instantanément des comptes rendus pour améliorer la traçabilité et la satisfaction client.
- Partager les informations en temps réel pour assurer un service client fluide et réactif.
Pôle Gestion
La structuration et la digitalisation de la Gestion avec l'accompagnement d'Univers Business vous permettra de :- Diminuer les missions répétitives, gagner du temps pour l’analyse et la stratégie.
- Gérer efficacement les plannings, formations et évaluations des compétences.
- Garantir la visibilité des coûts et marges pour des décisions éclairées.
- Faciliter l’accès aux informations tout en garantissant la conformité et la sécurité des données.
Pôle Commerce
Le déploiement du Commerce avec l'accompagenment d'Univers Business vous permettra de :- Gérer efficacement les opportunités commerciales et accroitre la fidélisation.
- Gagner du temps avec des campagnes plus ciblées et un suivi précis des performances.
- Garantir la transmission des informations pour aligner les actions.
- Améliorer la relation client grâce à une réactivité et une personnalisation accrues.
Pôle Pilotage
La structuration et la digitalisation du pilotage avec l'accompagnement d'Univers Business vous permettra de :- Acquérir une vision globale de l’entreprise avec des tableaux de bord dynamiques.
- Garantir la transmission des objectifs et suivi des performances en temps réel.
- Ajuster rapidement les stratégies en fonction des évolutions du marché.
- Mettre en place des indicateurs fiables et automatisés pour piloter l’entreprise de manière proactive.
Identifiez les priorités de votre organisation
Une analyse du contexte de l’organisation et de son ambition sera mise en place afin de déterminer la trajectoire future souhaitée par l’entreprise. Cette analyse sera complétée par un référentiel permettant de définir les différents niveaux d’attentes pour différentes composantes d’une démarche Lean, ainsi qu’une analyse de chaine de valeur pour évaluer l’efficacité des flux. Cet audit sera finalisée par un diagnostic permettant de déterminer la maturité Lean management et les actions correctives à mettre en place.
- Carte Interactive des Processus : Utilisation d’outils numériques pour visualiser et analyser les flux de travail. Ces cartes interactives permettent une identification précise des gaspillages et des points de friction.
- Évaluation des outils Collaboratifs : Ateliers participatifs avec les équipes pour centraliser les outils, recueillir les attentes et les propositions d’amélioration.
Ce diagnostic complet et les résultats de l’entreprise déterminera les objectifs et par conséquent le plan d’actions pour améliorer les performances globales de l’entreprise.
Être plus efficace et rentable
Limiter les pertes et optimiser les coûts
Améliorer et gagner du temps
Structurer une entreprise durable
Simplifier la gestion et l’organisation
Faire collaborer les équipes
Digitalisez votre organisation
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Votre fonctionnement est centralisé sur une map interactive
Nous débutons par la création d’une carte interactive qui centralise toutes les procédures et les missions, permettant une visualisation claire et une meilleure organisation.
- Vos outils sont optimisés pour favoriser la collaboration
Ensuite, nous optimisons les outils existants, notamment avec Outlook, pour améliorer la collaboration et simplifier les flux de travail.
- Vous managez dans un environnement personnalisé
Enfin, nous centralisons tous les outils et processus sur un site unique, favorisant une collaboration efficace et un pilotage optimal.
Notre Équipe vous accompagne
L’application du management digital encadré en continu
Mind Mapping
- Utilisation de cartes mentales pour représenter les processus actuels et identifier les points de gaspillage.
- Structurer et visualiser les étapes de mise en œuvre des projets Lean.
- Faciliter les séances de brainstorming et la prise de décision en groupe.
Méthode Active
- Mise en œuvre d’ateliers pratiques pour enseigner les concepts Lean à travers des ateliers pratiques en utilisant de la méthode active
- Les équipes sont engagées dans des projets réels où elles appliquent les principes Lean sous la supervision du consultant.
- Activités interactives où les participants simulent des environnements de travail pour comprendre l’impact des pratiques Lean.
Lean Six Sigma
- Mise en œuvre de projets Lean Six Sigma pour résoudre des problèmes spécifiques et améliorer les processus critiques.
- Utilisation d’outils statistiques pour analyser les processus et identifier les causes profondes des problèmes
Méthode Interrogative
- Utilisation de questions structurées pour guider les équipes à travers le processus d’identification des problèmes et de recherche de solutions.
- Encourager les équipes à poser des questions sur leurs pratiques actuelles et à chercher des moyens de les améliorer.
- Utiliser des questions pour évaluer l’efficacité des processus existants et identifier les opportunités d’amélioration.
Méthode Kaizen
- Organisez des événements pour identifier et mettre en œuvre des améliorations.
- Mettre en place des systèmes pour que les employés puissent suggérer des améliorations en continu.
- Valoriser l’amélioration continue avec le soutien de la direction.
Méthode 5S
- Mise en œuvre du 5S pour organiser les postes de travail et les espaces de stockage.
- Créer des standards visuels pour maintenir l’ordre et la propreté.
- Impliquer les employés dans les initiatives 5S pour encourager la propriété et la durabilité.
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les outils collaboratifs sont essentiels pour optimiser la gestion des équipes et améliorer les performances de l’entreprise. Ces solutions permettent de centraliser l’information, d’automatiser les processus et de faciliter la communication entre les collaborateurs, où qu’ils se trouvent. L’adoption de ces technologies favorise une meilleure organisation, renforce la productivité et assure une gestion plus fluide et plus agile des projets.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, l’intégration des outils collaboratifs vous permet de travailler plus efficacement, de simplifier les tâches quotidiennes et d’améliorer la gestion des ressources humaines, financières et matérielles.
Nous vous offrons un accompagnement stratégique pour vous aider à déployer des outils collaboratifs adaptés à votre organisation. Que ce soit pour optimiser la gestion de projet, améliorer la communication interne, automatiser vos processus métiers ou analyser vos performances, nous vous guidons tout au long du processus de transformation digitale, depuis l’audit jusqu’à l’implémentation.
Les outils collaboratifs facilitent :
- La collaboration en temps réel : Permettre à vos équipes de travailler ensemble de manière fluide, même à distance, en partageant des documents, des informations et des ressources.
- L’automatisation des processus : Minimiser les tâches répétitives et libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.
- Le suivi des performances : Suivre l’évolution des projets, des objectifs et des indicateurs clés de performance (KPI) à travers des tableaux de bord personnalisés.
- La sécurité des données : Garantir un accès sécurisé et centralisé à l’information, avec des solutions conformes aux normes en vigueur.
Transformez votre entreprise avec Microsoft 365 et les outils collaboratifs :
Que vous cherchiez à améliorer votre gestion de projet, automatiser vos processus ou faciliter la collaboration à distance, nous vous accompagnons dans la mise en place et l’optimisation de Microsoft 365 pour répondre à vos besoins spécifiques et garantir la réussite de votre transformation digitale.
Microsoft 365 est l’un des outils collaboratifs les plus complets et utilisés dans le monde professionnel. Ce suite d’applications vous offre une gamme de solutions pour améliorer la productivité de vos équipes tout en optimisant la gestion de votre entreprise.
Ce que nous proposons avec Microsoft 365 :
- Centralisation de l’information avec SharePoint et Teams : Organisez, partagez et collaborez en temps réel sur des documents et projets au sein d’un espace centralisé, accessible à tous vos collaborateurs, où qu’ils soient.
- Automatisation des processus avec Power Automate : Simplifiez les tâches répétitives grâce à l’automatisation de vos flux de travail et améliorez ainsi la productivité de vos équipes.
- Gestion de projets et communication en équipe avec Teams : Créez des équipes dédiées, partagez des documents, discutez en direct, et gérez des projets de manière collaborative, le tout au sein de la même plateforme.
- Productivité accrue avec Outlook, Word, Excel et PowerPoint : Utilisez les applications de bureautique les plus populaires pour rédiger, calculer, présenter et communiquer efficacement, tout en étant intégré à la suite Microsoft 365.
Mise en place d’un site personnalisé pour une gestion segmentée par pôles :
Avec Microsoft 365, nous vous aidons également à créer un site personnalisé pour votre entreprise, segmenté en fonction des pôles de votre organisation. Ce site centralisé permet à chaque équipe d’avoir accès aux outils, documents et informations spécifiques à son activité, tout en garantissant une gestion homogène et fluide à travers l’entreprise.
- Centralisation des outils par pôle : Chaque pôle de votre entreprise (commercial, marketing, technique, administratif, etc.) dispose d’un espace dédié sur le site, avec des liens vers les outils et documents nécessaires pour leur travail quotidien.
- Accès personnalisé et sécurisé : En fonction des rôles et des responsabilités de chaque collaborateur, nous configurons un système d’accès personnalisé pour garantir que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations.
- Facilitation de la collaboration inter-services : La mise en place d’un site personnalisé permet une meilleure synergie entre les pôles, chacun ayant une vision claire de ses objectifs et de ses ressources, tout en favorisant les échanges transversaux lorsque cela est nécessaire.
Les avantages pour votre entreprise :
- Optimisation de la gestion de projet et de la communication : Microsoft 365 permet à vos équipes de collaborer de manière plus fluide et de suivre l’avancement des projets en temps réel.
- Gain de temps et réduction des coûts : L’automatisation des processus permet de réduire les erreurs humaines et d’augmenter l’efficacité au quotidien.
- Sécurisation des données : Avec Microsoft 365, vos données sont stockées de manière sécurisée et vous avez un contrôle total sur l’accès et les autorisations.
- Flexibilité et travail à distance : Offrez à vos équipes la possibilité de travailler depuis n’importe où, tout en garantissant la cohérence et l’intégrité des informations.
Notre Méthodologie – L’optimisation du pilotage par les outils digitaux collaboratifs :
DIAGNOSTIC
L’étape préalable est l’analyse approfondie des processus internes, identification des inefficacités et des zones de gaspillage, et établissement d’un plan d’action. Cela comprend des observations sur le terrain, des entretiens avec les équipes et une collecte de données sur les performances.
ACCOMPAGNEMENT
Suite à une analyse approfondie de votre entreprise, nous définissons des objectifs clairs afin d’adapter l’accompagnement à vos besoins. Cette démarche prend en compte l’évaluation globale de votre organisation, les priorités stratégiques de la direction ainsi que les ressources disponibles.
Notre approche repose sur une étude détaillée des processus internes, permettant d’identifier les inefficacités et les sources de gaspillage. Grâce à des observations sur le terrain, des entretiens avec vos équipes et une analyse des performances, nous établissons un plan d’action concret et opérationnel.
À l’issue de cette phase, un livrable structuré vous est fourni pour faciliter la mise en œuvre de la démarche et garantir des résultats durable
AMÉLIORATION CONTINUE
Durant cette phase, nous mettons en œuvre la démarches structurée pendant la période d’accompagnement. Cela inclut des ateliers et des formations pour les équipes, la mise en place d’outils et des ajustements dans les processus de travail.
Ce travail inclut également l’optimisation de l’utilisation des ressources humaines et matérielles par l’automatisation des missions à faible valeur.
